Leitung der Abteilungen Office Management, Finanzen und Controlling, Personal und IT mit Budget- und Personalverantwortung
Steuerung und Weiterentwicklung der administrativen Aufgaben und Prozesse, Verantwortung für Risikomanagement, Datenschutzmanagement und Compliance
Steuerung externer Berater und Dienstleister
Führung und Entwicklung der Mitarbeiter/innen der zentralen Serviceeinheiten
Vorbereitung, Organisation und Nachverfolgung von Gremiensitzungen
Kommunikation mit Gesellschaftern und Ansprechpartnern in Ministerien und Bezirksregierung
Verantwortung für die Mittel- und Stellenbewirtschaftung des Instituts, insbesondere Haushaltsaufstellung, jährliche Planung und Kontrolle der Sachmittel und der Personalaufwände sowie Berichterstattung über die Mittelverwendung gegenüber dem institutionelle Fördergeber
Anforderung
Hochschulabschluss in Rechts-, Wirtschafts-, Verwaltungswissenschaft oder vergleichbaren Disziplinen
Mehrjährige Berufserfahrung im öffentlichen Dienst oder vergleichbaren Organisationen, fundierte Kenntnisse im Tarifrecht sowie im Zuwendungs- und Vergaberecht
Mehrjährige Erfahrung in der Leitung von Organisationseinheiten und in der Personalführung
Führungskraft Mittleres Management
Urteilsfähigkeit, Entscheidungsstärke, Zuverlässigkeit und Pragmatismus
Team- und Kommunikationsfähigkeit, soziale Kompetenz und Flexibilität
Selbstverständliche Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift und kommunikationssichere Kenntnisse der englischen Sprache
Versierter Umgang mit der gängigen Büro-Software und IT-Infrastruktur
Projektmanagement
Sprache
englisch
deutsch
Verantwortlichkeiten
Das Identifizieren von Optimierungspotential und das Weiterentwickeln von Prozessen, Methoden und Tools im und für das Projekt Management & Controlling-Team
Die administrative Betreuung unserer Forschungsvorhaben mit Fokus auf der Sachbearbeitung, mit Begleitung der Antragsphase, Projektkalkulation, Vertragsvorbereitung, das Steuern der Einhaltung von Zeitplänen und Budgets und das Erstellen von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen
Sie sind die zentrale Schaltstelle für die Qualität unserer Projekte an der Schnittstelle zwischen Wissenschaftsteams und Finanzteam und unseren externen Projektträgern und Auftraggebern
Anforderung
Sie haben ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Betriebswirtschaft oder Sie verfügen über vergleichbare fundierte Berufserfahrung
Sie gehen Herausforderungen analytisch und lösungsorientiert an
Teamwork ist Ihr Ding, Sie zeigen gern Einsatz und schauen auch über den Tellerrand
Ideal wäre, wenn Sie die bundesdeutsche sowie die EU-Förderlandschaft bereits kennen – ansonsten können Sie das bei uns lernen
Das gleichzeitige Handling unterschiedlich strukturierter Projekte fällt Ihnen leicht, Sie wissen genau, wann, was zu tun ist und lassen sich auch durch Zeitdruck nicht aus der Ruhe bringen
Development
Anforderung
You enjoy programming and have a profound knowledge in Java or another object-oriented programming language
You are interested in writing high-quality source code and would like to improve your programming, debugging and software architecture skills
You want to get to know new concepts, technology and frameworks in state-of-the-art research and open to work with embedded hardware
You can work independently and find solutions to problems
You have good communication and writing skills in German or English
You are a student with a valid certification of enrollment
You enjoy working on site with our team at our premises in Munich
An international and dynamic work environment with highly qualified and motivated colleagues
Mitarbeiter
Arbeitszeit
Homeoffice möglich
Teilzeit
Vollzeit
Vertragstyp
Feste Anstellung
Gehalt
56000 € - 65000 € pro Jahr
Office Manager
Sprache
deutsch
Anforderung
Erfahrung im Office-, Event- oder Travel-Management
Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
Verantwortlichkeiten
Erstellung und Optimierung von Prozessdokumentationen, u. a. für Dienstreisen und Beschaffung
Planung und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, Business Events und Meetings inkl. Catering, Raumausstattung und Teilnehmermanagement
Koordination von Maßnahmen im Bereich Arbeitsschutz in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
Erfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungen sowie Monitoring des Freigabeprozesses
Unterstützung bei der Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen für Mitarbeiter und Besucher