Automatisierung im Rekrutierungsprozess – 5 Bereiche, in denen sie eingesetzt werden kann 

Automatisierung in der Personalbeschaffung ist nichts anderes als die Vereinfachung des Prozesses der Suche nach neuen Mitarbeitern mithilfe von Technologie. Einfache, sich wiederholende Aufgaben werden von einem Computerprogramm übernommen. Dies bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, die wir gleich zu Beginn dieses Artikels erörtern werden. Anschließend werden wir 5 Bereiche der Personalbeschaffung aufzeigen, in denen sich der Einsatz von Automatisierung lohnt.

Warum sollte man die Automatisierung nutzen?

Die Automatisierung beschleunigt die Entscheidungsprozesse. Auf Stellenausschreibungen werden Hunderte von Lebensläufen verschickt – für die Personalverantwortlichen ist es unmöglich, jeden einzelnen zu prüfen. Andererseits ist die Ablehnung von Bewerbungen, die erst Stunden oder Tage nach der Veröffentlichung eingehen, eine nachteilige Maßnahme – unter ihnen könnten sich die gesuchten Personen befinden.

Die eingesparte Zeit kann für die Auswahl von Bewerbern verwendet werden – darüber haben wir bereits beim Thema Talentmanagement geschrieben. Die frei werdenden Ressourcen können auch für die Pflege positiver Beziehungen zu potenziellen Mitarbeitern genutzt werden.

Die Automatisierung trägt dazu bei, dass die Bewerber eine positive Erfahrung machen. Ein kurzes Einstellungsverfahren und eine schnelle Rückmeldung sind wünschenswert und werden von den Bewerbern geschätzt. Denn die Erfahrungen, die sie bei der Einstellung machen, beeinflussen die Botschaft, die sie über Ihr Unternehmen konstruieren, was sich wiederum auf den Ruf Ihres Unternehmens auswirken wird.

Ihre Erfahrungen tragen zum Ansehen Ihres Unternehmens bei.

5 Bereiche, in denen sich eine Automatisierung lohnt

1. Verwaltung von erworbenen Lebensläufen

Auf dem Markt gibt es umfassende Tools für die fortgeschrittene Verwaltung ganzer Einstellungsprozesse. Das ATS (Applicant Tracking System) ist das Äquivalent eines CRM für die Personalbeschaffung. Es sammelt alle notwendigen Informationen an einem Ort: sowohl die Daten der Bewerber als auch Informationen über geplante und durchgeführte Aktionen (Termin, Stadium des Prozesses, Versenden einer Nachricht usw.).

Sie ermöglicht es, einen Link zu einem Bewerbungsformular zu erstellen, in dem der Kandidat aufgefordert wird, einen Lebenslauf beizufügen und einen ersten Fragebogen auszufüllen. Diese Daten werden in einer sicheren Cloud-Datenbank gespeichert, auf die von jedem Gerät aus zugegriffen werden kann. Dieses Tool sollte von jeder Organisation genutzt werden, die häufig Einstellungsverfahren durchführt und eine große Anzahl von Personen hat, die auf veröffentlichte Anzeigen reagieren. Dies gilt insbesondere für mittlere und große Unternehmen.

2. Erstgespräch

Einige Personalverantwortliche führen zunächst ein Vorgespräch im Rahmen eines Telefoninterviews, bevor sie die Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch vor Ort einladen. Diese Phase kann durch einen Chatbot ersetzt werden. Es genügt, ihn so zu programmieren, dass er dem Bewerber zu Beginn die wichtigsten Fragen stellt. Auch eine Vorauswahl ist möglich. Anhand der erhaltenen Antworten und der gewählten Algorithmen kann der Bot ungeeignete Kandidaten ausschließen und sie über die Ablehnung ihrer Bewerbung informieren. Falls einer der Interessenten dies wünscht, kann die Nachricht direkt an den Personalverantwortlichen weitergeleitet werden.

3. Testen von Fähigkeiten

Die einfachste Lösung ist ein Fragebogen, der die Kenntnisse und Fähigkeiten des Bewerbers testet. Es gibt Tools, die – im Falle von geschlossenen Fragen – automatisch Punkte zählen und Antwortstatistiken anzeigen. Weitreichendere Möglichkeiten bieten Gamification-Plattformen. Der Kandidat kann in die Rolle einer Person schlüpfen, die in einer bestimmten Position arbeitet, und simulierte Tätigkeiten ausführen, die mit dieser Position zusammenhängen. Auch in diesem Fall können die gelösten Aufgaben in Punkte umgewandelt werden.

Die Vorteile der Gamification liegen in der stärkeren Einbindung in die ausgeführten Aufgaben (Wirkung der in den Spielen verwendeten Mechanismen), einer geringeren Abbrecherquote, der Möglichkeit, die Leistungen der Bewerber sowohl auf der Ebene der einzelnen Aufgaben als auch der Endergebnisse leicht zu vergleichen, und der unmittelbaren Rückmeldung an die Bewerber über ihre Leistungen.

4. Rückmeldung

ATS-Systeme bieten die Möglichkeit, automatische Nachrichten an die Bewerber zu senden. Es lohnt sich, diese Option überall dort zu nutzen, wo es sich um sich wiederholende Inhalte handelt: z. B. Bestätigung des Eingangs eines Lebenslaufs, Mitteilung der Einstellungsaufgabe und des Plans für die nächsten Schritte, Information über die Ablehnung einer Bewerbung, Versand von Bewertungsfragebögen. In den meisten Fällen reicht es aus, eine Antwortvorlage zu erstellen, in der nur wichtige Informationen wie Fristen oder persönliche Angaben des Bewerbers geändert werden.

5. Terminvereinbarung

Manchmal kommt es vor, dass ein Bewerber aus verschiedenen Gründen einen Termin verschieben muss. Nichts hindert Sie daran, dies selbst zu tun. Um dies zu erleichtern, fügen Sie in die Bestätigungs-E-Mail einen Link ein, der Zugang zu einem für diesen Zweck vorbereiteten Kalender bietet. Gestalten Sie diesen so, dass er nur die verfügbaren Zeiten anzeigt. Wenn der Kandidat einen neuen Termin benötigt, wählen Sie einfach den neuen Termin aus und bestätigen ihn.

Fazit

Nutzen Sie die Automatisierung überall dort, wo Sie einen Bedarf sehen, um Ihre Abläufe zu beschleunigen. Denken Sie jedoch daran, dass auch die fortschrittlichste Technologie einen Menschen nicht ersetzen kann. Eine Beziehung zu einem Bewerber kann nur von einem echten Menschen aufgebaut werden. Die Automatisierung soll Ihnen diese Aufgabe erleichtern, indem sie Sie von sich wiederholenden Aufgaben entlastet.