Geschäftsprozessautomatisierung – was ist das und wie kann man sie in einem Unternehmen einführen?

Was ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen und lohnt es sich, sie in Ihrem Unternehmen einzuführen? Wir erklären, warum dies die Zukunft der Wirtschaft ist und wie die Automatisierung der Prozesse Ihres Unternehmens den Mitarbeitern Zeit und Geld spart.

Geschäftsprozessautomatisierung: Definition

Neue Technologien sollen uns nicht nur im täglichen Leben, sondern auch bei der Arbeit helfen. Die Rolle der modernen IT-Systeme in den Unternehmen besteht nicht nur darin, das Arbeitstempo zu erhöhen und unnötige Tätigkeiten zu eliminieren. Sie sind auch eine Möglichkeit, die Arbeitsorganisation zu straffen und den Arbeitsfluss zu lenken, was die Ausführung einzelner Aufgaben vereinfacht.

Unter Automatisierung von Geschäftsprozessen versteht man also die Verringerung oder den Ersatz menschlicher Arbeit durch die Übertragung eines Teils der Aufgaben an Maschinen oder eigens für diesen Zweck entwickelte Programme. Die Einführung der Automatisierung in einem Unternehmen trägt nicht nur dazu bei, Teammitglieder von mechanischeren Routinetätigkeiten zu entlasten, sondern auch das Fehlerrisiko zu verringern und die Produktivität des Unternehmens zu erhöhen.

Was sind die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Obwohl wir vor nicht allzu langer Zeit befürchteten, dass Roboter unsere Arbeitsplätze übernehmen würden, ist nichts dergleichen geschehen. Die fortschreitende Robotisierung der Industrie beispielsweise oder die massenhafte Einführung der Prozessautomatisierung in Unternehmen ist nur ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung der Unternehmen und ihrem Eintritt in eine neue Ära.

Welche Vorteile haben die Unternehmen davon? Zu den unbestreitbaren Vorteilen gehört die Einsparung von Personalzeit. Die Automatisierung von Prozessen bedeutet, dass einfachere Aufgaben, die systematisch und automatisch ausgeführt werden müssen, nicht mehr die Zeit qualifizierter Teammitglieder in Anspruch nehmen. Sie können sie für andere, wissensintensivere Projekte einsetzen.

Die Steigerung der Produktivität und der Qualität der Arbeit unseres Unternehmens wird auch zu einer Erhöhung der Einnahmen führen, die das Unternehmen erzielt. Dies geschieht durch Kostensenkungen und hat auch direkte Auswirkungen auf die Steigerung der Verkaufsleistung des Unternehmens.

Moderne Unternehmen, die Maßnahmen zur Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen durchgeführt haben, werden auch von Kunden und Auftraggebern besser wahrgenommen. Unsere Geschäftspartner werden die Effizienz der Aktivitäten unseres Unternehmens und seine zukunftsorientierte Ausrichtung sicher zu schätzen wissen.

Neben der Gewinnung neuer Kunden und positiver Ergebnisse bietet uns die Automatisierung auch den zusätzlichen Vorteil, ein wettbewerbsfähiger Arbeitgeber auf dem Markt zu sein. Fachkräfte bewerben sich eher bei Unternehmen, die mit der Zeit gehen und bei denen sie sich darauf verlassen können, dass sie den Umgang mit neuen IT- und Technologie-Tools erlernen.

Wie kann man Automatisierung in einem Unternehmen einführen?

Wie Sie selbst sehen können, kann die Automatisierung der Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen viele langfristige Vorteile für Ihr Unternehmen bringen! Wie können wir sie an unserem Arbeitsplatz einführen und nutzen?

Wo soll man anfangen?

Der erste Schritt zur Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens besteht darin, ein Unternehmen zu finden, das sich auf die Bereitstellung solcher Unternehmens-IT‑Lösungen spezialisiert hat.

Diese Unternehmen bieten moderne und bewährte BPM‑Plattformen (Business Process Management) zur Steuerung und Rationalisierung der in unserem Unternehmen ablaufenden Prozesse.

Schrittweise Einführung der Prozessautomatisierung

Wenn Sie den Plattformanbieter gefunden haben, der Ihnen am meisten zusagt, ist es an der Zeit, gemeinsam an der Umsetzung zu arbeiten. Dies sollte in vier Schritten erfolgen:

• Projektvorbereitung;
• Analyse;
• Konfiguration der Plattform;
• Testen und Einführen der Plattform.

Alle diese Schritte sollten in ihrer Gesamtheit berücksichtigt werden, unabhängig davon, welchen Umfang die Prozessautomatisierung in unserem Unternehmen haben soll. Zunächst sollte unser Geschäftspartner also unsere diesbezüglichen Bedürfnisse sorgfältig prüfen und verifizieren. Hier legen wir fest, zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage die Implementierung der neuen Plattform geplant wird.

Projektvorbereitung und Analyse

Es ist wichtig, die Art und Weise zu analysieren, wie unser Unternehmen arbeitet, einschließlich seiner Geschäftsziele, seiner Marktpositionierung und seiner Arbeitskultur. Ein wichtiger Aspekt wird dabei insbesondere die Vereinheitlichung des auf der Plattform verwendeten Branchenvokabulars sein. Es lohnt sich zu wissen, ob alle Mitarbeiter hier die gleichen Begriffe verwenden!

Automatisierung von Geschäftsprozessen: Plattformtests

Die Tests der BPM‑Plattform sind sehr wichtig. Neben den typischerweise durchgeführten technischen Tests werden auch psychologische Tests durchgeführt. Damit soll geprüft werden, inwieweit die eingeführte Prozessautomatisierung den Mitarbeitern tatsächlich hilft und ob sie deren Nutzungsbedürfnissen entspricht. Zu diesem Zweck sollte eine Reihe von Tests eingerichtet werden, um die Funktionalität der neuen Lösung nach einem festgelegten Zeitplan zu bewerten. So kann die Plattform auf die individuellen Bedürfnisse unseres Unternehmens zugeschnitten werden!

Einführung einer Plattform für Automatisierung und Mitarbeiterschulung

Das Endergebnis der vorangegangenen Vorbereitungsphasen für die Einführung der neuen Plattform sollte ein Instrument sein, das den Anforderungen unseres Unternehmens optimal entspricht. Damit die Mitarbeiter es jedoch wie vorgesehen nutzen können, ist eine Schulung erforderlich. Während der Schulung sollten die Mitarbeiter/Anwender in der Lage sein, sich mit den Funktionen der Prozessautomatisierung im Unternehmen vertraut zu machen und den Umgang mit der neuen Plattform zu erlernen. Besonderes Augenmerk sollte daher auf den praktischen Teil der Schulung gelegt werden!

Geschäftsprozessautomatisierung – wie ermutigt man die Mitarbeiter zur Nutzung neuer Tools?

Es reicht nicht aus, die Prozessautomatisierung in einem Unternehmen einzuführen. Sie müssen die Mitarbeiter auch dazu bringen, die neu eingeführte Plattform zu nutzen. Wenn Sie eine praktische, funktionsübergreifende Schulung für alle Mitarbeiter anbieten, sollte dies viel einfacher sein.

Manchmal stehen die Mitarbeiter neuen Technologien und den damit verbundenen Möglichkeiten ängstlich gegenüber. Daher ist es wichtig, ihnen die Vorteile vor Augen zu führen, die das Unternehmen aus solchen Lösungen ziehen kann, und dass es sich dabei nicht um eine Möglichkeit handelt, Arbeitsplätze abzubauen oder menschliche Teammitglieder durch ein Programm zu „ersetzen“.